关于佛山科学技术学院教学档案管理工作规定的通知

发布时间：2013-11-13

 佛科院办〔2009〕9号

 

 学校各二级学院及相关部门：

为适应我校教学档案资料工作的发展和管理现代化的需要，促进学校教学档案资料标准化、规范化和现代化管理，更好地开发利用教学档案资料信息资源，为学校教学及各项管理工作服务，根据国家教育部印发的《高等学校档案管理办法》(教育部国家档案局令第27号)和广东省教育厅《转发教育部国家档案局令第27号的通知》（粤教办〔2008〕145号），结合我校的实际情况，经讨论，制订如下管理办法，下发各部门请遵照执行。
　　一、教学档案资料移交接收办法
　　1．每学年初（4月、10月）按时移交上学年教学档案资料，移交时须按要求移交应该归档的档案资料，并同时备有一式二份移交清单，双方查对核实签字，留一份教学档案资料室存档备查的清单须是原件。
　　2．接收者须认真负责清点档案资料，对不该归档或无保存价值的档案资料应及时解释并退还给二级学院。
　　3．加强统计工作，及时收集具有利用价值的档案资料，保持教学档案资料的完整性。
　　4．接收者负责对二级学院各门类教学档案资料工作的检查督促和指导工作。
　　二、教学档案资料查（借）阅利用办法
　　1．凡因工作及学习需要，均可到教学档案资料室免费借阅或复印有关资料。
　　2．借阅教学档案资料者，须履行审批、登记、签字和外借手续；原则上在阅览室查阅，原件一般不外借（特殊情况除外），可根据需要复印档案资料。
　　3．学生本人一般不能直接查阅相关档案资料、特殊情况需经院、部、系及教务处审批同意，方可来教学档案室查阅或复印资料。
　　4．借阅教学档案资料需经学院主要领导及教务处审批，校办主管领导同意批准。
　　5．借阅教学档案资料要特别保护，禁止涂改、勾画、拆散和抽换内容，确保档案资料的安全和整洁，维护其历史原貌。
　　6．借阅期限为5至7天。如超过上述规定时间的，应重新办理借阅手续，特殊情况需要延期的，报校办主管领导批准。

序号	材 料 名 称	保管期限		移交保 管地点
1	优秀毕业论文汇编（选编）	长期		教学档案室
2	本科毕业生毕业设计（论文）	长期		教学档案室
3	本科毕业生毕业设计（论文）目录汇编	长期		教学档案室
4	全校各科考试、缓考试卷（原始）及光盘 （医学院、教育学院、南海学院除外）	短期 （4年）		教学档案室
5	毕业论文选题一览表	长期		教学档案室
6	教研课题结题材料	永久		教学档案室
7	教研课题申报评审材料	永久		教学档案室
8	教研课题申报书		长期	教学档案室
9	教研课题立项书		永久	教学档案室
10	教研课题立项评审材料		长期	教学档案室
11	教师公开发表教研论文		长期	教学档案室
序号	材 料 名 称		保管期限	移交保管地点
12	校级重点课程结项材料及附件，报告书		长期	教学档案室
13	省级及校级教学成果获奖		永久	教学档案室
14	毕业论文一览表（佛科院）		长期	教学档案室
15	毕业论文指导老师登记表		长期	教学档案室
16	毕业论文摘要		长期	教学档案室
17	课程设计论文		长期	教学档案室
18	本校教学环节活动中形成的不同载体材料		长期	教学档案室
19	《软件设计》课程设计指导、大纲、报告光盘等等		长期	教学档案室
20	本科学生的学术论文		长期	教学档案室
21	研究生毕业论文选编		永久	教学档案室
22	研究生《软件设计》课程设计指导、大纲、报告光盘等等		永久	教学档案室
23	研究生毕业生毕业设计（论文）		永久	教学档案室
24	研究生毕业生毕业设计（论文）目录汇编		永久	教学档案室
25	研究生课程设计论文		永久	教学档案室
26	其它具有保存价值的材料		教学档案室
1	校选修材料		长期	本部门
6	校级重点课程中期检查考核表		长期	本部门
8	校级选修课申请材料		短期	本部门

序号	材料名称	保管 期限	保管地点
1	监考人员情况申请表	短期	本部门
2	期考监考安排表	短期	本部门
3	期考管理材料	长期	本部门
4	教学安排材料	短期	本部门
5	各学院教学日历（任选课、各专业）	长期	本部门
6	毕业实习计划/实习总结	短期	本部门
7	实践调查报告集	短期	本部门
8	考试安排通知	临时 保存	本部门
9	各类短训班、专业证书班学员有关材料	长期	本部门
10	考试安排材料	短期	本部门
11	课室使用一览表	短期	本部门
12	学生平时考试成绩	临时保存	本部门
13	各年级、各学院考场情况登记表	短期	本部门
14	听课记录	长期	本部门
15	见习鉴定表、计划、总结及报告	短期	本部门
16	实习教案	长期	本部门
序号	材料名称	保管 期限	保管地点
17	生产实习、见习报告	短期	本部门
18	优秀实习报告	短期	本部门
19	普通话推广宣传、测试及调查等材料	短期	本部门
20	普通话教学成果	长期	本部门
21	社会调查、社会实践材料	短期	本部门
22	期未考试数据光盘(全校计算机公共课程补考)	长期	本部门
23	重考成绩（原始）	短期	本部门
24	毕业前重考成绩（原始）	短期	本部门
25	缓考成绩（原始）	短期	本部门
26	军训考勤表、成绩表、鉴定表	长期	本部门
27	考试成绩登记表（电子、公共课等）	短期	本部门
28	其它具有保存价值的材料	备查	本部门